就活を頑張ってきた学生にとって内定をもらうことは大きな喜びですが、さまざまな事情から辞退を決める場合もあります。そのような時、どのような対応をすべきか迷われる方もいるのではないでしょうか。
内定辞退を伝えるにあたって、適切な連絡方法、タイミング、伝え方のポイントについて、例文とともに解説してきます。
内定辞退を伝える相手と連絡方法
内定辞退を会社側に連絡するとき注意したい点は、自分の意思を伝える「相手」と「方法」、そして「タイミング」です。
相手
内定辞退は、先方の社員であれば誰に話しても良いわけではありません。意思表示する相手は、人事部の採用担当者です。速やかに話を通すためにも、あらかじめ電話やメールの連絡先を確認しておくと良いでしょう。
方法
内定辞退を連絡する方法としては、電話が最適といわれています。電話は担当者と直接話すことで、文書よりも、誠意や感謝をより伝えることができるためです。相手側の反応が分かり、どのように思っているか把握しやすいというメリットもあります。
電話が苦手という人も多いかもしれませんが、自分を選んでいただいた相手への感謝と、それをお断りすることに対して誠実さをもって対応するには、やはり電話という連絡手段が良いでしょう。
タイミング
連絡するタイミングは早い方が好ましく、内定の通知後、遅くとも1週間以内には済ませましょう。連絡が遅くなると、会社側の採用活動に影響が出る場合があります。内定辞退を決めたら速やかに連絡するようにしましょう。
連絡する日時については、土日など休日は避け、平日でも時間帯には注意が必要です。出勤および退勤の前後や昼休みは迷惑になる可能性があります。比較的業務が落ち着く午前10時以降や午後2時～4時頃が望ましいと考えられています。
伝え方のポイント
内定を辞退するとき、断り方にはいくつかポイントがあります。会社側にきちんと誠意を示すためにも、失礼にならない伝え方を押さえておいた方が賢明といえます。
態度
まず心がけることは、丁寧な態度です。会社は、何となく内定を出すわけではありません。担当者は、貴重な時間を使って将来有望な人材を選出しています。断る際は、担当者への感謝とともに、期待に応えられないことに謝罪する気持ちを忘れないようにしてください。
強い意志
一方、辞退したいという自分の意思は明確にする必要があります。会社によっては、なかなか内定辞退を承諾してくれないケースもあるためです。あまり遠慮していると、会社側の説得により気持ちが揺らいでしまうかもしれません。心変わりを防ぐためには、意志を強く持つことが大切です。
理由
内定を辞退する際の基本マナーとしては、理由を伝える必要は必ずしもありません。多くの企業は「一身上の都合による」と言った簡単な説明で十分であると理解しています。あまり詳しく話すことがリスクになる場合もありますので、具体的に述べる必要がない状況ではシンプルに伝えることがベストです。
ただ、会社によっては内定辞退を連絡した際、なぜ内定を断るか問われる可能性もあります。確認されたときに備えて理由を用意しておくと速やかに答えられるため安心です。
電話、メールでの断り方の例文
ここでは、電話とメール、それぞれの例文を記載します。
先にも記述しておりますが、連絡手段の優先順位としては、電話です。どうしても電話での連絡が難しい場合や、何度か連絡してもつながらなかったときは、メールを選択しましょう。
電話の例文
直接担当者に連絡するのではなく会社に電話をする場合は、以下のように伝えて担当者につないでもらいましょう。
「お忙しいところ恐れ入ります。先日、面接に伺った□□大学の△△です。内定の通知を頂戴し、電話致しました。採用担当の〇〇様は、いらっしゃいますでしょうか？」
担当者につながった後は、以下のようにやり取りを行っていきましょう。
| 自分：お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇でございます。 |
| 人事：お世話になっております。〇〇株式会社人事部の〇〇です。 |
| 自分：この度は内定の通知を賜り、誠にありがとうございます。ただ大変に申し上げにくいのですが、検討した結果、辞退させていただくことにしました |
| 人事：そうですか、それは残念です。できれば理由をお伺いしてもよろしいでしょうか？ |
| 自分：はい、他社からの内定も頂いており、そちらの方に自分の目指す方向性が一致しているため、そちらで頑張ることを決めました。 |
| 人事：なるほど、了解いたしました。 |
| 自分：面接では貴重な時間を割いてくださり、改めて感謝申し上げます。御社には、こちらの身勝手な理由によりご迷惑をかけてしまい本当に申し訳ありません。ご多忙中にお騒がせしました。では、失礼いたします。 |
メールの例文
| 件名：内定辞退のお願い（名前） 〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。 お誘いいただいたにも関わらず、このような結論に至りまして誠に申し訳ございません。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 何卒、ご了承のほどお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇 電話番号：090-xxxx-xxxx メールアドレス：xxxxx@example.com ーーーーーーーーーーーーーーー |
内定承諾後の辞退
内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは法的に可能です。しかし、この場合も早めに連絡することが求められます。企業に対して迷惑をかけるリスクがあるため、内定承諾後の辞退は避けたいところですが、やむを得ない事情がある場合は誠意を持って対応することが大切です。
内定承諾後の辞退理由については、詳細を伝える必要はありません。「一身上の都合により」や「検討の結果、他の道を選ぶことにしました」といった曖昧な表現で十分です。また、電話で辞退の意思を伝えた後に、メールで再確認を行うことで、誠実な印象を与えることができます。
おわりに
内定の辞退は気後れしても仕方ありませんが、態度がはっきりしないと会社側も採用を取りやめるかどうか迷ってしまいます。大きなトラブルを避けるためにも「辞退する」と決心したら早めに連絡しましょう。
またその際は、連絡方法に関係なく、貴重な時間を使って選んでいただいたことへの感謝と、お断りすることに対して誠実さをもって、内定辞退を伝えるようにしましょう。
