最近ではメールで企業とのやり取りをすることが多くなっていますが、就活の場では電話でのコミュニケーションの機会も多くありますよね。
顔が見えない分、声のトーンや言葉使いなど、先方に失礼がないよう、ビジネスマナーをとても気をつけてもらいたい場面です。
今回は、意外と知られてない、就活の電話で好感を与えることができる、ビジネスマナーのポイントをまとめてご紹介していきます！
就活中は電話でのやり取りも多い
就活中の電話のやり取りはとても多いです。
こちらから電話をかけたり、逆に企業の方から電話をもらう機会もあり、メールと同じく最重要ビジネスツールです。
しかし、相手とお互いに顔が見えないコミュニケーションであるため、会話の受け答え１つで、相手に与える印象がはっきりと変わってしまいます。そのため、とても難しく、緊張して焦ってしまうこともとても多いのではないでしょうか。
間違えた言葉遣いやマナーを守らないと、相手に悪印象を与えてしまう可能性もあります。今後の就活を有利に進めていくためにも、電話の際の注意点を知って対策しておきましょう！
電話をする時の注意点は？
場所
街中の賑やかな場所で電話をするのは避け、静かな場所でかけましょう。人がいない公園やデパートなどの階段部分などがおすすめです。静かな場所を探す際に、電波の状況も同時に確認しておく必要があります。
相手がこちらの声を聞きづらくなってしまったり、こちらが相手の声を聞き取れなかったりして失礼に当たってしまうことがあるため、静かな場所と電波が立つ場所でかけることが重要です。
また、賑やかな場所にいる時に企業から電話がかかってきた場合は、慌てずに、「場所を移動いたしますので、少々お待ちください」とお断りを入れたうえで、静かな場所に移動するようにしましょう。
事前に話す内容をまとめておく
内容をまとめずに長電話してしまうと、相手の貴重な時間を潰してしまうことになり、悪い印象になるかもしれません。伝えたいポイントを押さえて、簡潔にまとめておきましょう。
メモの準備
メールのやり取りでは読み返すこともできますが、電話でもう一度聞くということはできません。重要な内容はメモをとりましょう。「〇月×日の〇時はご都合よろしいでしょうか？」と聞かれてから、カバンから手帳を取り出していては、相手を待たせてしまいます。
また、対応してもらった担当者の名前などをしっかりメモしておきましょう。
かける時間帯
企業の就業時間を調べておきましょう。
就業開始時刻のすぐ後は、相手が、準備や関係先企業の連絡などの業務で忙しい時間なので、早くても11時以降にすると無難です。
お昼休みの時間帯や定時以降にかけてしまうと、担当者がいない可能性もありますので、そこは避けるよう注意しましょう。
また、休み明けの午前中などは、企業にとって慌ただしい時間になるので避けてください。
2日待ったら再度かける
企業側から「折り返す」と言われ、最低でも2日待って電話が来なかった場合は、再度こちらから電話をかけましょう。自分が伝えた番号が間違っていたり、先方が失念している可能性もあります。もし失念していた場合、そのまま不採用となってしまうかもしれません。
「折り返す」と言われたが2日待っても電話が来ない場合、再度こちらから電話をかける際も、相手への礼儀と配慮は忘れてはいけません。まず「お忙しいところ、恐れいります」と「忙しい中、電話に出て頂いてありがとうございます」という感謝の旨を伝えましょう。「こちらに不備があったかもしれないので、再度電話させていただきました」というスタンスで電話をかける方が安全です。
声のトーン
電話では、いつもの声で話してしまうと相手が無愛想に感じたり、こちらの声が聞き取れないこともあります。印象をよくするためにも、元気よくハキハキと声を出しましょう。
折り返し
企業からの電話に出ることができなかった際は、できる限り早く折り返し電話をしましょう。
その時も焦らずに、しっかりとメモやスケジュール帳などを用意してから、電話してくださいね。
就活中は登録していない番号でも電話に出る
携帯電話に、見覚えのない電話番号からの着信が来た経験がある人もいるかもしれません。普段は無視しているかもしれませんが、就活中だけは、選考を受けている企業の可能性があるので、スルーしないようにしてください。
見覚えのない電話番号に電話をかけ直すのが不安だった場合、かかってきた電話番号をインターネットで検索するとよいでしょう。企業がホームページを出している場合は、その電話番号の企業のホームページが検索結果に表示されます。検索しても企業のホームページが出てこなかった場合でもこの時期は無視せずに、必ず電話は折り返しましょう。
適切な言葉づかいは？
もちろん言うまでもないことではありますが、丁寧語や敬語についてはあらかじめ練習しておきましょう。
面接の際にも使用しますので、しっかりと練習して、簡潔に会話できるようにしておいてください。
挨拶
挨拶は以下のようになるでしょう。
「お忙しいところ、恐れいります。私(わたくし)、〇〇大学〇〇専攻の〇〇△△(名前)と申します。
〇〇の件でお電話させて頂きましたが〇〇課〇〇様(担当者)をお願いできますでしょうか。」
電話を切る時
電話を切る際にはしっかりと感謝の意を述べましょう。
「本日はお忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
企業からの電話で『もしもし』は使わない
友達や家族などから電話がかかってきた時には「もしもし」と最初に言いますが、企業からの電話の際には「もしもし」は言わず「はい、〇〇です。」と応対します、気をつけましょう。
先輩の声
企業への電話は緊張しますよね。筆者もとても苦手でした…。緊張してうまく話せないという人は、話す内容だけでなく、話す言葉まで文章化し、一人でシミュレーションしてから電話をすると、緊張でうまく伝わらなくなることがぐっと減りますよ。
おわりに
いかがでしたか？
電話のマナーをしっかりと理解しておくことで、相手に失礼に当たらない会話ができ、就活を有利に進めることができます。また就職後にも役立ちますので、ここでしっかりビジネスマナーを勉強しておきましょう！
